機(jī)關(guān)公文要求及格式設(shè)置規(guī)范方法

2024-05-27 13:48:04 大風(fēng)車考試網(wǎng)

一、辦公軟件要求

適用于微軟OFFICE?WORD文字處理軟件。

二、頁面設(shè)置

1.選擇“文件”??“頁面設(shè)置”選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米，下：3.5厘米，左：2.8厘米，右：2.6厘米。

2.選擇“紙張”附簽，“紙張大小”設(shè)成“A4”。

3.選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設(shè)置成“奇偶頁不同”,在該選項(xiàng)前打“√”，“頁腳”設(shè)置成“2.5厘米”。

4.選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”，“中文字體”設(shè)置為“仿宋”；“字號(hào)”設(shè)置成“三號(hào)”，單擊“確定”按鈕。

5.進(jìn)入“文檔網(wǎng)格”附簽，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”，將“每行”設(shè)置成“28”個(gè)字符；“每頁”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設(shè)置成了以三號(hào)仿宋體為標(biāo)準(zhǔn)、每頁22行、每行28個(gè)漢字的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

三、插入頁號(hào)

1.選擇“插入”??“頁碼”，“位置”設(shè)置為“頁面底端（頁腳）”，“對(duì)齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。

2.然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設(shè)置為－１－，－２－，－３－顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設(shè)置。

3.雙擊頁碼，選中頁碼（包括左右兩條短線），將頁碼字號(hào)設(shè)置成“四號(hào)”；字體為宋體的阿拉伯?dāng)?shù)字；奇數(shù)頁的頁碼設(shè)置成右空一個(gè)漢字，偶數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左空一個(gè)漢字。

四、文號(hào)制作

1.行文或下行文號(hào)：文號(hào)??三號(hào)仿宋、居中顯示，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空二行位置。

2.上行文文號(hào)：文號(hào)??三號(hào)仿宋字體、左空一個(gè)字的距離；簽發(fā)人??三號(hào)仿宋字體；簽發(fā)人姓名??三號(hào)楷體、右空一個(gè)字的距離，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空二行位置。

注：文號(hào)一定要使用六角符號(hào)。六角符號(hào)插入方法：選擇“插入”??“符號(hào)”??“符號(hào)”附簽，找到六角符號(hào)后，將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。

五、公文正文排版

制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容根據(jù)實(shí)際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來，但必須遵循以下國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：

1.標(biāo) 題??2號(hào)小標(biāo)宋字體，居中顯示，編排于紅色分隔線下空二行位置。

2.主送機(jī)關(guān)??3號(hào)仿宋字體，居左頂格，冒號(hào)使用全角方式，編排于標(biāo)題下空一行位置。

3.正文??3號(hào)仿宋字體。

4．文種結(jié)構(gòu)層次??依次用“一、” “（一）” “1.” “（1）” 標(biāo)注。一級(jí)標(biāo)題用3號(hào)黑體字，二級(jí)標(biāo)題用3號(hào)楷體，三級(jí)和四級(jí)和正文一樣用3號(hào)仿宋。

5.附件??是正文內(nèi)容的組成部分。3號(hào)仿宋字體，在正文下空一行，左空2字編排，“附件”二字后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱，附件名稱后不標(biāo)注標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

6.發(fā)文機(jī)關(guān)署名??3號(hào)仿宋字體，距最后一行正文內(nèi)容3個(gè)空行放置，以成文日期為準(zhǔn)居中編排。

7.成文日期??3號(hào)仿宋字體，發(fā)文機(jī)關(guān)下方右空4個(gè)字格編排。

8.印章??加蓋端正，以成文日期中心為準(zhǔn)，印章下端壓成文日期。

注：公文正文排版內(nèi)容請(qǐng)參照“信函格式文件示意圖”理解。

六、版記制作

1.選擇“表格”??“插入”??“表格”，設(shè)置“列數(shù)”為1，“行數(shù)”為2。

2.選中表格，單擊鼠標(biāo)右鍵??表格屬性??“表格”附簽，“對(duì)齊方式”設(shè)置為“居中”。

3.然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中，豎線取消；同時(shí)，設(shè)置第一行和最后一行下線的寬度為1½磅，中間一行下線寬度為½磅，點(diǎn)擊“確定”。

4.進(jìn)入“表格屬性”??“列”附簽，設(shè)置指定寬度為15.6厘米，點(diǎn)擊確定。

5.在制作成功的表格第一行，輸入主送單位、抄送單位，用4號(hào)仿宋體字，編排在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行，左右各空一字編排，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)；表格第二行，輸入印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期，用4號(hào)仿宋體字，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字后加“印發(fā)”二字。

注：因現(xiàn)行的規(guī)范是要求公文雙面打印的，因此公文的最后一頁必定是偶數(shù)頁，也就是如果公文在奇數(shù)頁完結(jié)，則要版記排在背面的偶數(shù)頁，否則背面偶數(shù)頁空白，不是一個(gè)整體。

七、打印設(shè)置