秘書崗位調(diào)查報(bào)告

改革開放以來，許多高等和中等職業(yè)院校紛紛建立了秘書專業(yè)，為社會培養(yǎng)出了大批的各種急需的秘書人才，在秘書工作的理論和實(shí)踐方面進(jìn)行了可貴的探索。盡管如此，我國秘書工作與國外仍有較大差距，比較中外秘書工作的異同點(diǎn)，找出與發(fā)達(dá)國家的差距，其意義十分重大。

作為具有完善經(jīng)營機(jī)制的單位，其內(nèi)部都有一個(gè)辦公室，而秘書活動是這個(gè)部門的主體，秘書就是以全面處理信息和事務(wù)的方式直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)施管理的人員。從秘書產(chǎn)生的第一天起，就是為領(lǐng)導(dǎo)活動而存在的，并隨著領(lǐng)導(dǎo)活動的發(fā)展而發(fā)展。離開了領(lǐng)導(dǎo)活動，秘書活動就失去了核心和方向，因而也就喪失了其存在的必要性和可能性。因此，它的性質(zhì)、職能決定了它的重要性在現(xiàn)代管理中，決策是領(lǐng)導(dǎo)者的職能和權(quán)力，也就是說，領(lǐng)導(dǎo)者是決策的主體。然而現(xiàn)代管理中的決策一刻也離小開輔助力量的支持，一旦失去這種支持，就非常可能導(dǎo)致管理系統(tǒng)信息失靈、決策失誤、目標(biāo)失控。處理信息，推動信息環(huán)流，這是秘書系統(tǒng)輔助領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)初稿管理的一個(gè)重要手段，也是秘書系統(tǒng)的基本職能之一。秘書是社會管理中不可缺少的環(huán)節(jié)。中外秘書的不同就其原因也源于中外秘書職業(yè)環(huán)境差異的歷史文化因素上的差異。

我國與西方歷史文化上的差異對秘書工作的影響也是不可忽視的，如以“仁”為中心的儒家雖然在歷史上受過多次沖擊，但至今仍不同程度地影響著人們的觀念。“仁”以及由此衍生的“義”、“忠”、“信”、“守”等轉(zhuǎn)化為“嚴(yán)守機(jī)密”、“不求名利”、“吃苦耐勞”、“克己奉公”等職業(yè)道德。這是我國秘書的傳統(tǒng)美德。同時(shí)，應(yīng)該看到，我國傳統(tǒng)文化中的糟粕如等級觀念上智下愚等對秘書工作的消極影響也是不可低估的。西方資本主義已經(jīng)存在了幾百年，個(gè)人主義、利己主義、資產(chǎn)階級民主自由影響極大。西方秘書人員自主擇業(yè)，謀求實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值和利益，并與其雇主雙向選擇，合則留，不合則去，已成為傳統(tǒng)。這是與我國顯著區(qū)別的;另外，在整個(gè)社會歷史文化方面，差異也較大。

通過上述比較，我們不難看出我國以黨政公務(wù)秘書為主體的秘書理論與實(shí)踐，與西方以私營公司秘書為主體的秘書理論與事件之間的差異性，以及以東方悠久的官治式吏員文化發(fā)端的中國秘書活動，與西方資本主義雇傭文化發(fā)端的公司秘書活動的差異性。

中美秘書的工作比較

秘書是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，在決策與執(zhí)行期間上傳下達(dá)，處理文書檔案和行政事務(wù)等基本內(nèi)涵是相同的。但從管理實(shí)踐中起到的作用來看，存在著差異。我國偏重于綜合性公務(wù)服務(wù)，美國則強(qiáng)調(diào)“起到行政助理的作用”，并明確提出“秘書實(shí)際上處于負(fù)責(zé)人的地位”，并要“委派更多的責(zé)任”和“收于更多的執(zhí)行權(quán)力”。可見，兩國秘書在管理系統(tǒng)中的地位和權(quán)責(zé)是有差異的。我國實(shí)行集體領(lǐng)導(dǎo)制，主要領(lǐng)導(dǎo)者周圍有數(shù)目不少的副職領(lǐng)導(dǎo)和各位職能負(fù)責(zé)人。秘書只是領(lǐng)導(dǎo)群體的綜合性公務(wù)服務(wù)人員。而美國管理組織中主要的權(quán)利的權(quán)力比較集中，其秘書人員大多支隊(duì)主要個(gè)人負(fù)責(zé)。由此，秘書往往為其領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)執(zhí)行性管理和被授予部分責(zé)任和權(quán)利。中美秘書的這種差異，正在縮小。隨我國機(jī)構(gòu)改革，不少組織減少了副職，有秘書承擔(dān)起“行政助理”的任務(wù)。

中美秘書職能差異的歷史淵源與現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)

我國現(xiàn)代秘書理論與實(shí)踐是由我國古代政權(quán)機(jī)構(gòu)中的官僚和吏員辦文辦事、輔助統(tǒng)治者的秘書性活動的經(jīng)驗(yàn)和理論發(fā)端的。我國20世紀(jì)80年代初興起的當(dāng)代秘書學(xué)則是以黨政機(jī)關(guān)秘書工作為主要研究對象逐步形成發(fā)展的。秘書性活動以撰制與辦理文書檔案、輔佐最高統(tǒng)治者為主要標(biāo)志。古代秘書史上記載的秘書性人物，大多是有一定權(quán)力和職位的官吏，其秘書性活動與封建國務(wù)管理密不可分。

美國現(xiàn)代秘書工作及其理論，可以說形成于19世紀(jì)末20世紀(jì)初興起的科學(xué)管理，是大機(jī)器生產(chǎn)發(fā)展到一定程度，公司經(jīng)理們對紛繁的管理事務(wù)難以獨(dú)勝其勞迫切需要身助手的產(chǎn)物，秘書室商品經(jīng)濟(jì)發(fā)展到一定階段為彌補(bǔ)管理者精力、只能和時(shí)間等方面不足而專設(shè)的綜合輔助性辦公人員。

通過比較分析，可以說，由于我國秘書工作極其理論帶有治世理政的嚴(yán)密性、規(guī)范性和承繼性，美國秘書工作極其理論帶有經(jīng)營管理相適應(yīng)的多樣性、效率性和機(jī)變性。

中英秘書工作比較：

英國“秘書”的含義有三個(gè)層次：一是主事者身邊公務(wù)服務(wù)人員和辦事助手;二是非盈利社團(tuán)中有義務(wù)操辦日常事務(wù)的負(fù)責(zé)人;三是政府官員。由于歷史背景和社會發(fā)展道路的不同。現(xiàn)代秘書演化也與英國有所不同。首先，我國古代秘書官吏沒有能與英國那樣同步三個(gè)方面的演化，而最先發(fā)展的公務(wù)組織機(jī)關(guān)的的助手?公職秘書，也就是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的秘書。

英國國家系統(tǒng)的“秘書”，是國家管理系統(tǒng)的一種職位，按其政府人事行政管理制度，分為兩類：一類是政務(wù)官、一類是事務(wù)官。前者指名為秘書，實(shí)為部長或官員。后者指行政執(zhí)行層次的官員，包括政務(wù)部以下的各級官員，其任務(wù)是按政府決策處理日常公務(wù)，這些食物是職業(yè)化、常任制的，不用內(nèi)閣共進(jìn)退，在政府各部的政務(wù)官員，即部長(國家秘書)的領(lǐng)導(dǎo)下執(zhí)行日常行政管理事務(wù)。這些普通人員分為四級：一是行政級，包括次長、司長、副司長、助理司長、科學(xué)等。其職責(zé)是輔助部長和協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制訂、草擬政策法令，聯(lián)系操辦和協(xié)調(diào)各級行政事務(wù)，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)內(nèi)行政人員的考核與監(jiān)督;二是執(zhí)行級。這是指中下層干部，其職責(zé)是對次要的提案進(jìn)行初步審查分級。這是指中下層干部，其職責(zé)是對次要的提案進(jìn)行初步審核分析，解決和處理行政公務(wù)中可能出現(xiàn)的問題，主持次要工作的進(jìn)行等等;三是文書或辦事員級，主要任務(wù)是按一定法規(guī)、指示處理具體事務(wù)，按找具體格式準(zhǔn)確記錄、回答問題及統(tǒng)計(jì)資料;四是打字、資料和計(jì)算機(jī)操作級。這一類大多是雇傭的女性工作人員，主要從事抄寫、打字、計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)、接電話等工作。

比較之下，英國的常務(wù)秘書在某些方面全、相當(dāng)于我國的秘書長的職權(quán)，在決策中發(fā)揮信息綜合和運(yùn)籌策劃的作用，但我國秘書長不是常任制的，往往和行政首長一樣換屆更替。從保持行政的連續(xù)性和政策的承繼性來看，英國的常務(wù)秘書能起到特殊的作用。

中日秘書比較

受體制的影響，中國的秘書和秘書工作與日本相比存在較大的差異。主要表現(xiàn)在從業(yè)人員的組成、行業(yè)化、性別特點(diǎn)、自動化程度等四個(gè)方面。相比較之下，日本在這些方面更規(guī)范，更符合現(xiàn)代社會對秘書和秘書工作的要求。而改變中國的秘書和秘書工作現(xiàn)狀則應(yīng)從推行資格證書制度、建立秘書組織、提高秘書素質(zhì)、改善工作手段等方面入手，使之更適應(yīng)社會發(fā)展。

日本作為資本主義強(qiáng)國之一，其秘書工作汲取了歐美國家的經(jīng)驗(yàn)，又結(jié)合本國國情，從20世紀(jì)70年代以來，有了長足的發(fā)展。它是1974年成立的亞洲秘書協(xié)會會員(中國的香港和臺灣也參加)之一。1998年該會改名為“亞太行政專業(yè)協(xié)會”，澳大利亞和新西蘭也加入。

在日本，除政治家、大企業(yè)家、社會名流雇用私人秘書外，在一般企業(yè)中，秘書屬于集團(tuán)而非個(gè)人，不像美國那樣，有許多秘書具有私人的特性。同時(shí)，設(shè)秘書的等級也被限制在一定的級別內(nèi)，則就使得在這一級別之下的中層管理人員不能設(shè)正式的秘書，而只能由其不下中的一名成員，擔(dān)負(fù)從“秘書”性的雜務(wù)處理，直至決策管理的一系列工作(有時(shí)也有管理者本人自己安排自己的工作的日程的。)這表明，相當(dāng)于秘書的輔助功能的那一部分工作，已經(jīng)成了各級管理監(jiān)督者日常事務(wù)的一部分。

日本秘書工作更多的是個(gè)體秘書活動方式，雖然也有綜合性辦公部門，但日本秘書著作大多論述的是秘書個(gè)體活動

中蘇秘書的比較

中蘇秘書工作的異同：蘇聯(lián)大機(jī)關(guān)設(shè)“辦公廳”，中國大型機(jī)關(guān)也設(shè)辦公廳，不同的是我國的辦公廳’一般設(shè)有“調(diào)研處”或“政策研究室”，幾年又設(shè)了“信息處”、“公關(guān)接待處”等機(jī)構(gòu)。